مقياس إدارة ومعالجة الأرشيف النهائي
محاضرات خاصة بمقياس إدارة ومعالجة الأرشيف النهائي مكملة لمحتوى المادة وفق البرنامج المسطر لهذا المقياس المخصص لطلبة السنة أولى ماستر علم الأرشيف
من إعداد الأستاذة د.خرفي خليصة
المحاضرة الأولى : تعريف الأرشيف النهائي ومعالجة الأرشيف
1- تعريف الأرشيف النهائي
يتألف الأرشيف النهائي من الوثائق التي إنتهت فترة حفظها كأرشيف وسيط، وتم فرزها وترحيلها من المؤسسة الأم للحفظ الدائم بالأرشيف الوطني للبلاد كثروة وثائقية ومخزون او موروث يعد ذاكرة المؤسسة التي ينتمي إليها اولا وذاكرة البلاد ككل.
بعد إنهاء القيمة الإدارية للوثائق و بطريقة موازية تظهر لدى البعض منها قيمة تاريخية , وهذه بصفة لاتنطبق على كل الوثائق ،و إنما تلك التي تقرر حفظها أبديا بينما يتم حذفها ماديا بإحدى الطرق المتبعة ن و يقدر ما يحتفظ به من (5) الى 10من مجموع الرصيد،و تدفع الوثائق ذات القيمة التاريخية الى الأرشيف الوطني إلزاميا أين يجمع حوالي من 15 سنة الى 20سنة قبل المعالجة النهائية .
و يشكل هذا العمر من أعمار الأرشيف المرحلة التالية في حياة الوثيقة حيث يكون من وثائق التي تفوق مدة وجودها 15 سنة ،و التي أصبحت غير ضرورية لسير شؤون المصالح فإما أن تتلف أو تحول الى دار الأرشيف التاريخي للحفظ الدائم إذ كانت لها قيمة دائمة .
أما مدة استبقاء الوثائق في هذا العمر فليس لها مدة محددة ،وإنما هي أبدية غير محددة،ويتم حفظ ألأرشيف التاريخي حفاظا أبديا في ظروف ملائمة ،حتى يستخدم للبحث فيما بعد إذ تم معالجته ووصفه وإعداد الوسائل للبحث من خلاله، إذ يعد إرثا ثقافيا وحضاريا للأمة.
2- تعريف معالجة الأرشيف:
تعرف المعالجة على أنها مجموعة من العمليات الفنية والفكرية التي يقوم بها الأرشيفي في إطار تأدية مهامه في مجال معالجة الوثائق الأرشيفية، والتي تبدأ بالتحضير للدفع والحذف والفرز والترتيب، التصنيف، الترقيم والترميز، الصيانة والترميم وإعداد وسائل البحث لإتاحة الوثائق الأرشيفية للباحثين للإطلاع عليها
تعريف وسائل البحث: إن نتيجة ترتيب وتنظيم الأرشيف هو تحرير وسائل البحث لتقديمها للمؤرخين أو الطلبة أو الإداريين ومختلف فئات المستفيدين.
وسائل البحث هي الوسيلة التي تعرف الباحث بمحتويات مراكز الأرشيف، كما أنها تعطي له نظرة عن المصدر الذي يخدم موضوعه، فوسائل البحث في الأرشيف هي القوائم والفهارس المختلفة التي تحتوي على معلومات عن الأرصدة فهي تعد نتيجة المعالجة الفكرية للأرشيف
ويعرفها مبروك التبيني بأنها وثيقة وصفية قابلة للنشر أو عدم النشر، يتم إعدادها يدويا أو بالحاسوب من قبل منتج ما قد يكون مركزا للأرشيف أو مركزا لحفظ المخطوطات، وذلك لغاية توفير أداة مراقبة مادية أو ذهنية على وثائق أرشيفية معينة، وتشمل أدوات البحث الأساسية، قواعد البيانات الوصفية الوطنية منها أو الجهوية أو المحلية، والأدلة وقوائم الجرد والسجلات الموضوعية والفهارس والقوائم الخاصة وقوائم الرفوف وقوائم الحاويات والقوائم التحليلية والكشافات
ومنه يمكن القول بأنها "تلك القوائم التي تعرف الباحثين على مختلف الأرصدة التي تتضمنها مراكز الأرشيف والمنجزة من طرف الأرشيفي إما يدويا أو إلكترونيا، منها وسائل بحث داخلية ومنها وسائل بحث خارجية.
المحاضرة الثانية : عملية التشخيص والفرز والحذف لأرشيف النهائي
. التشخيص:
إذا لم تصحب عملية دفع الوثائق بجدول الدفع فإنه لابد من القيام بعملية التشخيص و هي جمع الأرصدة و معرفة كل الوحدات المكونة لها.و إعداد التشخيص لكل حزمة و التي تتكون من العناصر التالية:
1.رقـم الملف
2.الهيئـة المنتجة
3.عنـوان الرصيد
4.التاريخ الأدنـى والأقصى
5.الملاحظـات
6.السلسلة
7.التحديد الحرفـي
8.رقم البطاقـة
9.رقم المخـزن أو القاعـة
10.رقـم العلبـة
11.اسم الأرشيفي الذي قـام بعمليـة التشخيص لهذه الأرصـدة
تهدف هذه العملية إلى إرسـاء القواعـد
الأساسيـة للتعريف بالوثائـق وبمضمونها وإتاحتها لخدمة إحتياجـات المصالـح المنتجة
أو الباحثيـن بطريقـة سريعـة إلى حيـن إستعمال باقـي إجراءات المعالجـة للأرصدة .
كما أنها تساعـد في التحكم في الفائـض الوثائقـي وتوحيد طريقـة الوصف في المصالـح
الأرشيفيـة وإعداد وسائـل البحث على نمـط موحـد
3. الفرز والاقصاء
1.3: الفـرز:هو عملية ماديـة بحتة حيث يتم فـرز و وتفقد الوثائـق التي ينمكن إختيارها للحفظ أو التي لا منفعـة من حفظها. وتتم هذه العمليـة بطريقة عقلانيـة وبشروط مناسبة محكمة حيث يخصص لها المكان والزمان المناسبيـن لها كما أنها تعتبـر مرحلة إنتقـال من الحفظ المؤقت إلى الحفظ النهائي، أي من خلال حذف بعض الوثائق وحفظ البعض اللآخر حفظا دائما ونهائيا. وتهدف هذه العملية إلى ربح الوقت والمكان وتحسين التسيير.
1.طرق الفرز:
أ.الفـرز قطعـة بقطعـة :ويتـم هذا النوع بالمصالح من أجل
تطهير الملفات من الوثائق الزائدة والمسودات والنسخ المتعددة مع الإحتفاظ بالأصلية
تستعمل عند فرز رصيد مهم ذا قيمة تاريخيـة ويكون الرصيد المستقبـل مختلط ويتطلب
فرز دقيق، أو تكون كمية الرصيد كبـيرة ولا يتطلب الأمـر إلا حفظ بعض العينات ذات
القيمة التـاريخيـة.
ب. الفـرز ملف بملف : وفي هذا الفرز يتم التفحص
والتحقق من عدم وجود وثائق لاتتماشى ومحتوى الملفـات أولا تعكس الوثائـق الأصلية
للملفـات أو النسخ المكـررة أو غيـر المصادق عليها.
ج. الفـرز سلسلة بسلسلة و هي عملية إنتقـاء الوثائـق ذات الأهمية الإداريـة و التاريخيـة.
د .الفـرز رصيد برصيد أو الطريقة الطبوغرافية :تخضع هذه العمليـة لأزمنة مختلفـة حيث يتقـرر حفظ الوثائـق المتعلقة بمنطقة معينـة و التي ترتبط بحدث معين و لاتـزال تحت الطلب من طرف الإدارة المنتجة أو تقـرر إستبقاءها نظـرا لأهميتها و للقيمة التـاريخية لتلك المنطقـة.
هـ . الطريقة الزمنيـة :وهذه العمليـة تخص الملفـات المتكـررة حيث يتم حفظها لبضع سنـوات كل 5 سنوات أو 10 سنوات حسب أهمية الوثيقة و هنا يتم الفرز على أساس زمني، وبطريقة كرونولوجية.
2- الاقصاء:وهو إتلاف الوثائق التي لم تبق لها
قيمـة إدارية ضمن المجموعة الأرشيفية و التي اتفق بالإجماع على عـدم صلاحيتها و
انعدام قيمتها إدارية كانت أو علمية أو تاريخية ،و عادة ما تقترن عملية الفرز
بعملية الإقصاء
أنواع الارشيف القابل
للاقصاء:إن حفظ
الملفـات ذات الطابع التنظيمي حفظا مطـولا لا مبـرر له مادامت مدة صلاحية الوثائـق
المسلمة للموظفين قد انقضى أجلها، و عليه فإن المديرية العامة للأرشيف الوطني-الجزائر-
تسرح بإقصاء الملفات ذات الطابع التنظيمي التالية :
أ _ بطاقـات التعريف
الوطنية : من سنة 1963 إلى سنة 1980
ب _ جوازات سفر
عاديـة : من 1963 إلى 1982
ج _ جوازات سفر
الحـج : من 1963 إلى 1990
د _ تسريح بمغـادرة
التـراب الوطني : من 1963 إلى 1979
هـ _ رخصة الصيد :
من 1963 إلى 1992 .
و _ لجان سحب رخصة
السيارة : من 1963 إلى 1988 .
ز _ بطاقات تسجيل
السـيارات : من 1963 إلى 1973
ح _ أي مستند منسوخ
زائد أصبح غيـر مستعمل
كما أن المديرية
العامـة للأرشيف الوطني تمنع منعـا باتـا إقصاء الأرشيف الخاص بالفترة الإستعمارية
مهما كانت طبيعته ، و كذا إقصاء أي وثيقة أخرى خاصة بمرحلة الإستقلال و التي لم
يذكر أي نوع منها أعلاه.
طريقة الاقصاء: تمـر عملية الإقصاء عبـر عـدة مراحـل هي:
إعلام الهيئة المنتجة للوثائق و يتم إعـلامها كتابيا لإثبات المشورة
و إخباره بأن الإقصاء سيتـم على مستوى رصيده وإعداد جدول الإقصاء والذي يتكون من
الرقم التسلسلي وإسم المؤسسة والمصلحة المعنية بعملية الإقصاء و طبيعة الوثائـق
المقتـرح إقصاؤها و الحجم الإجمالـي للعلب المقتـرح إقصاؤها ومـدة الحفظ في
الأرشيف وكذلك خانـة تخص الملاحظات.
- تعيين لجنـة تشرف على عمليـة الإقصـاء
- ضبط محضـر إقصاء يوقع
عليه كل أعضاء اللجنـة .
ويكون الإحتفـاظ بملف إثبـات سنـوي
إجباريـا كدليل على أنـواع الأرشيف المقتـرح إقصاؤه
- فيما يخص العملية الماديـة للإقصاء يمكن إتبـاع إحدى الطرق .
الحرق الكامـل بإضرام نـار مراقبـة أو
بإستعمال فـرن صناعـي .
- تسليـم الملفـات القابلـة للإقصاء إلى وحـدات الورق المقـوى و
التغليف، و في هذه الحالة تكون اللجنة حاضرة خـلال عملية تهيئة الوثائـق للطحن و
يتعيـن إرسـال نسـخ مطابقة للأصـل عن محضر الإقصاء إلى كل من الوزارة الوصيـة
والمديريـة العامة للأرشيف.
المحاضرة الثالثة:عملية الفهرسة في الأرشيف
الفهرسة
هي من أهم العمليات الفنية التي ينبغي أن تتم في دور الأرشيف لإتاحة محتوياتها من الوثائق للباحثين حيث ينتج من خلالها مجموعة من وسائل البحث التي تساعد في التعرف على مجموعات الوثائق المخزنة.
وهناك عدة طرق يمكن الاعتماد عليها للقيام بعملية الفهرسة وهي كما يلي:
أ- الطريقة الهجائية: إن الفهرسة الهجائية حسب الموضوع هي من أكثر الطرق انتشارا حيث تتم هذه الطريقة حسب الحروف الهجائية أ.ب.ت.ث ويكون نظام الفهرسة الهجائي فيها كما يلي:
1- الوثائق والسجلات التي تبدأ موضوعاتها بالحرف (أ) وتكون عادة في البداية .
2- الوثائق والسجلات التي تبدأ موضوعاتها بالحرف (ب) تكون في الترتيب الثاني.
وهكذا ضمن ترتيب الحروف الهجائية ولكن يجب الانتباه حيث أن كثيرا من الوثائق تبدأ موضوعاتها بحروف متشابهة حيث لابد من تسلسل الحروف وترتيبها إلى أن نصل إلى الحروف غير المتشابهة.
ب- الطريقة العددية: وهي طريقة بطيئة حيث تتم الفهرسة على أساس إنشاء ملف خاص لكل موضوع من الموضوعات ويعطي لكل ملف أو وثيقة رقم، وهذا النظام لا يحتاج إلى عناء وجهد كبيرين، الملفات والموضوعات الجاري العمل عليها وتكاثرها، وهنا لابد من استعمال بطاقات إرشادية عددية حيث تحصر كل الموضوعات في مجموعات وهذه الطريقة يمكن تطبيقها بصعوبة في المؤسسات والدوائر الواسعة الأعمال، إذ يقتضي الأمر معرفة أرقام جميع الملفات ومراجعة فهرس الوثائق والأرشيف لمعرفة رقم ملف أو إخراج وثيقة من موضوع ما.
أ- الطريقة المزدوجة (الهجائية العددية): هذه الطريقة هي مزج بين الطريقتين السابقتين حيث يمكن الجمع بينهما، فالطريقة العددية هي أضمن ما يكون لضبط الحفظ والطريقة الهجائية هي السبيل المساعد للوصول إلى ما نريد، وهنا يجب استعمال نوعين من البطاقات وهي:
- بطاقات تشير إلى تقسيم رقم كل مجموعة في الاسم أو العنوان.
- بطاقات تشير إلى الرقم الخاص لكل مجموعة وذلك عن طريق العنوان أو الاسم .
ب- الطريقة الجغرافية: وهنا تصنف البلدان جغرافيا ثم تصنف مؤسساتها وهيئاتها هجائيا وهذه الطريقة غير شائعة.
ج- الطريقة الزمنية: تفهرس وتصنف الوثائق والسجلات والملفات بهذه الطريقة حسب تاريخ التكوين والإنشاء الخاص بالوثيقة أو السجل أو الملف زمني، فترتب بطاقات الفهرسة حسب تسلسل الزمن أو التاريخ فإذا لزم الأمر لمعرفة الوثيقة أو الرجوع إليها يمكن استخدام التاريخ.
المحاضرة الرابعة:التصنيف
التصنيف بالمعنى العام هو جمع الأشياء المتشابهة وفصل الأشياء غير المتشابهة، فإذا حاولنا أن نسحب هذا التعريف على الوثائق والمعلومات فيكون معناه جمع الوثائق المتشابهة وفصل الوثائق غير المتشابهة، كما أن القيام بعملية التصنيف تتم على أساس التشابه والاختلاف بين الوثائق ويتم تحديد التشابه أو الاختلاف على أساس امتلاك الوثائق أو عدم امتلاكها لخصائص مشتركة، والوثائق قد تتشابه وقد تختلف في موضوعها أو الفترة الزمنية التي تكونت خلالها، أو الموقع الجغرافي للنشاط الناتجة عنه، أو الشخص الذي تتعلق به، أو الشكل المادي لها، وعلى ذلك هناك العديد من أسس التصنيف التي تفرضها طبيعة الوثيقة وطريقة طلبها من قبل المستفيدين إذ أن طريقة الاسترجاع هي التي تحدد الأساس الذي يتم بموجبه التصنيف وأسس التصنيف هي:
|
|
كما يعرف التصنيف كذلك بالعملية التي تتسم بها أية مجموعة من المواد إلى مجموعات فرعية بحيث تتكون كل مجموعة من الوحدات صفات وخصائص متجانسة بنسبة تجعلها نوعا ما محددة، وينتج عن ذلك المواد غير المتجانسة تبعا لدرجة اختلافها.
وحسب قاموس المصطلحات الأرشيفية التصنيف عملية تنظيم للوثائق الأرشيفية تبعا لخطة أو نظام معين متبع في دار الأرشيف، نوعي، تاريخي، موضوعي.......الخ. يصف مسبقا سلسلة الوثائق ويحدد نوعيتها وموضوعاتها وتواريخها.
ويعرف التصنيف أيضا بأنه تجميع المحفوظات وترتيبها في مجموعات متشابهة ذات خصائص وسمات متشابهة وذلك للرجوع إليها بيسر وسهولة، وهناك طرق يجب إتباعها للقيام بعملية التصنيف وهي كما يلي:
أ- التصنيف حسب الموضوع: تصنف المستندات على أساس عناوين الموضوعات بحيث توضع كل المستندات والأوراق المتعلقة بموضوع معين في ملف واحد، ومن ميزات هذا النوع من التصنيف :
- سهولة الوصول إلى مستند معين إذا عرف الموضوع الذي يتعلق به.
- تقوم على أساس تقسيم الموضوعات إلى أبواب، والأبواب إلى فصول، والفصول إلى موضوعات.
ب- التصنيف حسب المكان الجغرافي :تساعد هذه الطريقة على تجميع المستندات الخاصة بكل منطقة جغرافية في تقسيم مستقل، وبموجبها يتم تجميع الوثائق المتشابهة التي تحتوي على معلومات تقع في مكان جغرافي معين، وقد يكون المكان الجغرافي في دولة من الدول، أو في منطقة أو مقاطعة، أو في محافظة أو مدينة أو حي من الأحياء، من مميزات هذا النوع من التقسيم:
- يمكن استخراج الملف بسرعة عند معرفة المنطقة الجغرافية.
- صعوبة الخلط بين ملفات الأشخاص الذين تتشابه أسماؤهم.
ت- التصنيف حسب الزمن :وبموجبها يتم تجميع الوثائق المتشابهة في فترة زمنية محددة في مكان واحد طالما حاجة المستفيدين تقتضي الرجوع إليها طبقا لتواريخ صدورها بصرف النظر عن الموضوعات التي تضمها.
ث- التصنيف حسب الاسم :يتم بموجبها تجميع الوثائق المتشابهة التي تحتوي على أسماء معينة، سواء كانت هذه الأسماء لأشخاص كما هو الحال في إدارة شؤون الموظفين، أو أجهزة، أو مؤسسات وشركات وغير ذلك.
ج- التصنيف حسب الشكل: وبموجبها يتم تجميع الوثائق المتشابهة حسب شكلها المادي الذي ظهرت فيه بصرف النظر عن الموضوعات التي تضمها.
1- خاصيات نظام التصنيف :
ليكون نظام التصنيف مجديا ومتماسكا يجب أن يرتكز على خاصيات هامة:
· التدرج: وهو أن يعتمد نظام التصنيف على تسلسل الوظائًف وتفريعاتها من العام إلى الخاص، وبالتالي يتكون نظام التصنيف من أصناف رئًيسية تتفرع عنها أصناف فرعية والتي تتفرع بدورها إلى أقسام وأقسام فرعية، كما يمكن إضافة مستوى تصنيفي آخر إذا اقتضى الأمر.
· المنطقية: لا بد أن يتوفر التجانس داخل الأصناف وتفريعاتها، فيتم الجمع بين ما هو متشابه، والفصل بين ما هو مختلف في الوظائف و المواضيع بحيث يتسم نظام التصنيف بالتسلسل المنطقي أثناء ترتيب الوثائًق داخل الأقسام.
· التفرد: يجب أن يسند إلى كل موضوع أو مفهوم موقع واحد داخل نظام التصنيف، فيتضمن بذلك الفصل بين مختلف الأصناف فتصنف كل وثيقة إلى الصنف أو القسم المناسب لها. ويجب تجنب تجميع الوثائًق تحت عنوان غير دقيق مثل" متفرقات" / عموميات / الخ..
· الشمولية: وهي أن يكون "نظام التصنيف" شاملا لجميع وثائًق الصندوق مهما اختلفت أشكالها وتنوعت المعلومات التي تتضمنها دون استثناء، و أن يكون أيضا جامعا لكافة الوظائًف والأعمال الإدارية.
·
القابلية للتمدد: وهي قابلية "نظام
التصنيف" للتفريع عند حاجة إضافة صنف أو فرع، ليضمن احتواء نوعيات جديدة من
الوثائًق التي قد يتم إنشاؤها بعد إعداد" نظام التصنيف" أو نوعيات أخرى
تنتمي إلى تدقيق تفريعات موجودة.
إن هذه الخاصيات
تمكن من تحقيق احترام "مبدأ النشأة" (
Principe de Provenance )، فتجنب الخلط
بين الوثائًق التي تنشئها مختلف المصالح في نفس الإدارة، فتكون الوثائًق الخاصة
بكل مصلحة وحدة مستقلة عن غيرها.
2- أهداف نظام التصنيف:
يهدف اعتماد نظام تصنيف الوثائًق إلى تحقيق الغايات التالية:
*ضمان السرعة للاستدلال على الوثائًق ومواقعها ثم إرجاعها إلى أماكنها
*المساهمة في الرفع من مردو دية العمل الإداري
*تيسير حفظ الوثائًق و حمايتها
*وضع الوثائًق في إطارها الطبيعي للاستدلال على ظروف نشأتها و استعمالها
*الاستدلال على تطور الأعمال و الوظائًف الإدارية
* ضمان استمرارية العمل الإداري دون التأثر بحركية الأعوان وذلك
بتوحيد طرق التصنيف ونبذ الاجتهاد الفردي المشخص
* ترتيب الوثائًق وفق نظام محدد وموحد انطلاقا من الوظائًف التي
أنشأت في إطارها و التي لا تتغير على عكس التنظيم الهيكلي القابل للتحوير
المحاضرة الخامسة:الترتيب
عملية الترتيب هي عملية فكرية ومادية في وقت واحد تطبق على كتلة من الوثائق وتختص بترتيب الرصيد أو السلاسل داخل محل الحفظ كما تهتم بترتيب الوحدات (ملفات، حزم، علب....) داخل الرصيد أو ترتيب الوثائق (أوراق، مجموعات الأوراق ) داخل الوحدة.
كما يعرف بأنه الفعل الذي يسمح بوضع الوثيقة في مكانها المناسب وفق ظروف تخزين خاصة.
إذن الترتيب هو وضع الأشياء المتشابهة في مكانها المناسب حسب نظام معين، ويكون على أساس قاسم مشترك لأشياء متشابهة ويكون على أصغر وحدة، بحيث يمكن الوصول إليها بسهولة ويسر ونظام الترتيب في الغالب يعتمد على نظم الفهرسة والتصنيف.
.ترتيب المجموعات الأرشيفية:
يعتبر مبدأ الأصل أو النشأة المبدأ الأساس لترتيب المجموعات الأرشيفية حسب النظام الذي كانت محفوظة به في الجهاز ( الدائرة ) الذي جلبت منها، فالوثائق عادة تحول للأرشيف القومي وفقا للقانون واللوائح التي تحدد الفترة الزمنية التي تنتهي فيها مهمة الوثائق بالنسبة للأعمال الإدارية، و لذا فإن الوثائق ترد إلى الأرشيف القومي في شكل مجموعات أو وحدات أرشيفية . ومهمة رجل الأرشيف الأولى هي التعرف على طبيعة هذه المجموعة وعلى النظام الذي كان متبعا في حفظها، أي أنه غير مسموح له بإعادة تنظيمها حسب الموضوع أو حسب أي نظام آخر مبتكر وإنما تقتصر مهمته على إعطاء المجموعة رقما أو أرقاما متسلسلة إذا كانت المجموعة تتكون من عدة وحدات ثم يعطي للملفات أرقاما متسلسلة، كما يجب ترقيم الوثائق المفردة أيضا ويدرج كل هذه الأرقام في القوائم الخاصة بالمجموعة، كما يجب ذكر الأرقام القديمة للوثيقة وموضوعها و الفترة الزمنية أو التاريخ .
و يجب على موظف الأرشيف أن يصر على قاعدة ترتيب الوثائق وفقا لعمليات التنظيم الأولى في الجهاز الإداري الذي أحضرت منه فإذا ما بعثرت أو اختل نظامها فمهمته الأولى محاولة إعادة الترتيب الأول وإذا كان ذلك غير ميسر فعليه أن يحاول ترتيب الوثائق وفقا لتواريخ صدورها، والمجموعة الأرشيفية هي أساس عملية الترتيب في دور الأرشيف و قد طبقت معظم الدول هذا المبدأ لحد كبير و التزمت به .
والمجموعة الأرشيفية هي مثل الكائن الحي والذي تكوّن ونما نتيجة نشاط جهاز أو مؤسسة ما، من ثم فقد تكونت المجموعة بطريقة طبيعية ومنطقية، ولهذا لا بد من الالتزام والتقيد بنظام المجموعة الأرشيفية كقاعدة أساسية في تنظيم الوثائق بالأرشيف القومي
المحاضرة السادسة :الترميز
هي عملية إسناد أرقام لجميع الوحدات والأصناف والأقسام، وفي ترقيم الوثائق لا يوجد ما يشبه أرقام التصنيف والفهرسة في الكتب، وليس هناك أرقام موضوعية يمكن (على أساسها) تصنيف الوثائق تبعا لها ولعل السبب في ذلك واضح وهو أن موضوعات الوثائق متعددة ومختلفة الجوانب، فالوثيقة الواحدة تحوي عدة موضوعات مختلفة، فلا يمكن حصر موضوعات الوثائق كما تحصر أنواع المعرفة لتصنيف الكتب، لذلك يتعذر وضع أرقام للوثائق، وفي نفس الوقت لا يمكن أن توضع أرقام متسلسلة للوثائق، فقد ترقم السجلات أو المحافظ أو الدوسيهات أو أي وحدة مادية من أشكال الأرشيف بأرقام، ليس في الإمكان ترقيم وثائق دار كلها ترقيما مسلسلا، والسبب في ذلك أن أي دار وثائق أو أرشيف مهما صغر شأنها تحوي الملايين من الوثائق.
وبناءا على احترامنا لمبدأ الوحدة الأرشيفية المتكاملة فإنه يمكننا أن نرقم كل وحدة أرشيفية بترقيم خاص وعادة ما يكون حرف من الحروف الهجائية من الألف حتى الياء (أ - ي) أو من (A – Z ) فإذا ما انتهت الحروف الهجائية يمكن أن نبدأ سلسلة مزدوجة يزدوج فيها الحرف الهجائي أ أ –ب ب –ج ج ويمكن كذلك في حالة الترقيم المزدوج أن تختلف الحروف مثلا أ ب – أ ج – أ د....... وهكذا حتى نحصل على أكبر قدر ممكن من الأرقام تكفي للوحدات أو المتكاملات الأرشيفية
والترتيب أيضا يتمثل التمييز في إسناد رموز لجميع الأصناف والأقسام، وتكون الرموز في شكل أرقام أو في شكل مزدوج بين الأرقام والأرقام أو الأرقام و الحروف.هذه الرموز هي بمثابة المعرف لأي وحدة من وحدات التقسيم، وهي التي ستجعل كل تفريع يتفرد عن غيره.
وهناك أنواع للترميز، أهمها:
*الترميز العددي :وهو عبارة عن إسناد رموز في شكل أعداد.
*ترميز ذو دلالة زمنية: إشارة إلى الفترة الزمنية الخاصة بالوثيقة والتي يمكن أن يتم على أساسها الترتيب. مثال الملفات المتعلقة بالميزانية التي ترتب حسب السنوات التي تخصها.
*ترميز يعتمد سلسلة من الأعداد: ألفية ومئوية وعشرية وأحادية، وبهذه الطريقة وقع تكوين رموز مركبة تمكن من فتح مستوى إضافي أو أكثر إلى جانب الرمز الأصلي الذي أسند إلى القسم، وهو تجسيد لقابلية التمدد التي يجب أن تتوفر في كل نظام تصنيف.مثال: يسند للملفات الإدارية للموظفين الرمز 2610
وطالما أن المؤسسة تتضمن عدد من
الموظفين،لذلك وجب إعداد ملفات عدة، لكنها تحمل نفس الرمز وهو رمز الملف الشخصي
للموظف، فكيف سيكون التفريق بينها ، وهنا يدخل الترميز المزدوج، أي رمز أساسي وآخر
فرعي لكي يسهل التمييز بينها والتفريق عن بعضها وسهولة إسترجاع الواحد منها، لذلك
من الممكن مثلا إضافة المعرف الإداري للموظف لرمز ملفه لاعتبار ان المعرف الإداري
لا يتكرر أبدا لأكثر من موظف، فيكون الرمز كالتالي:
2610/129 ملف
الموظف ذو المعرف الإداري 129،2610/170 ملف الموظف ذو المعرف الإداري
170 ...الخ
*الترميز الألفبائي: يعتمد هذا النوع على الحروف الأبجدية حسب تسلسلها الطبيعي. و نظرا لتعقده وصعوبة استعماله ( يتطلب وسائل بحث, مشاكل عند إضافة أصناف جديدة، ...الخ ) ، فإنه لا يحبذ اعتماده في نظام التصنيف.
* الترميز المزدوج: يجمع هذا النوع من الترميز بين الحروف والأعداد، أو أعداد مركبة، والغاية من استعماله هو أنه قابل لإضافة مستويا ت جديدة من التفريعات. و قد وقع اعتماد هذا التمييز ( عددي مزدوج ) في نظام تصنيفنا هذا موضوع الدراسة.
المحاضرة السابعة:وسائل البحث الداخلية
هي مجموعة من الوسائل التي ينتجها الأرشيفي من أجل التسيير الإداري للأرصدة، أي استخدام داخلي،كما تستخدم من طرف الجهات الدافعة من أجل الإطلاع على أرشيفها أو استرجاع المعلومات التي تبحث عنها في إطار نشاطها الإداري، وتتمثل هذه الوسائل في جدول الدفع وسجل الدفع .
- جدول الدفع
هو القائمة الوصفية التي ترافق الأرشيف المحول من الهيئة الدافعة نحو هيئة الأرشيف المؤقت أو النهائي، وتستعمل كأداة إثبات لهذه العملية(عملية الدفع) بين الطرفين وتستلزم لهذا الغرض الإمضاء والختم الرسمي لمسؤولي الهيئتين أو من ينوب عنهما، إضافة إلى هذا تستعين مصلحة الأرشيف بهذه الحافظة في تسييرها الداخلي عند عملية المعاينة والمقارنة بما هو موصوف فيها، وما تم استقباله فعلا من الأرشيف.
إن القيام بعملية الدفع وإعداد جدول الدفع وفق إجراءات وعمليات إدارية تسمح بالمحافظة على التصنيف المبدئي الأصلي للوثائق الأرشيفية المدفوعة، أي الاحتفاظ بجميع الاحتمالات الذكية فيما يخص الوثائق من حيث حفظها وموقعها الأولي داخل المجموعات الأرشيفية، وكذا ضمان أدنى حد من الترتيب الذي يقدم الدقة الكاملة بتسهيل عملية ترتيب هذه الوثائق المدفوعة داخل المخازن الموجهة إليها، بالإضافة إلى أنه يسمح للمؤسسة بإعداد ووضع وسائل بحث من فهارس وقوائم جرد وغيرها.
إذن جدول الدفع هو تلك القائمة التي ترافق الأرشيف المحول من قبل الإدارة المنتجة إلى مصلحة أو مركز الأرشيف، بحيث يجب أن يحرر في ثلاث نسخ تحتفظ الإدارة المنتجة بنسخة كدليل إثبات لهذه العملية واستعماله مستقبلا للبحث عن الوثائق، كما تحتفظ مصلحة الأرشيف بالنسختين المتبقيتين النسخة الأولى تحفظ لأغراض إدارية وأرشيفية أمّا الثانية فيمكن أن تستخدم من قبل الباحث.
-محضر الجرد
هو عبارة عن كشاف وصفي لمحتوى مركز الأرشيف يقوم بتحريره المسؤول على الأرشيف لما يتم تعيينه على المصلحة، كما يمكن تحرير هذا المحضر أثناء ترحيل الأرشيف من مكان إلى أخر أو في حالة حدوث بعض الحوادث الخطيرة كالحروب،الحرائق...و غيرها.
فعملية إعداد المحضر الخاص بالرصيد الأرشيفي أصبحت من الضروريات، حيث يجب أن يشتمل على كل البيانات الخاصة بوصف محلات الأرشيف، مع تقديم لمحة عن وضعية المجموعات الأرشيفية المحفوظة، وإحصاء كل العتاد والتجهيزات المتوفرة، وللقيام بمحضر الجرد أهداف وهي:
- تحديد أماكن الأرصدة وبدقة
- تحديد الأماكن الشاغرة من أجل استقبال أرصدة جديدة .
كما يساهم في عملية جرد الأجهزة والعتاد المستعمل في المخزن .
المحاضرة الثامنة:وسائل البحث الخارجية
هي قوائم وصفية أو تحليلية بمحتويات الأرصدة الأرشيفية المتواجدة على مستوى مراكز الأرشيف، وتحرر هذه الأدوات من طرف الأرشيفيين العاملين على مستوى المراكز وذلك خدمة للمستفيدين من الباحثين والطلبة....وغيرهم، لأن هذه الوسائل تساهم بشكل كبير في استرجاع المعلومات وإيصالها للمستفيد في أقل جهد ووقت، وتقربه من الوثائق الأرشيفية المتوفرة في المركز والتي يمكن أن تخدم بحثه وهي متنوعة، الأدلة الكشافات والفهارس.
- الأدلة
هي أداة من أدوات البحث في الوثائق وهذا الدليل يعمل على توجيه القراء للتعرف على الوحدة الأرشيفية المتكاملة، وهو وسيلة بحث تعرف وتصف الرصيد الأرشيفي، كما يمكن أن يكون الهدف الأساسي للدليل تعليم المستفيدين القادمين لأول مرة إلى مركز الأرشيف بالخدمات الأرشيفية التي يقدمها عن طريق احتوائه على شرح دقيق في وصف الرصيد الأرشيفي والإدارة المنتجة ويركز على شكل ومضمون المواد الأرشيفية ويساهم الدليل في توجيه الباحث بإعطائه نظرة شاملة عن المحتويات، فهو يحتوي عادة على مقدمة حول الرصيد، جانب تاريخي للأرصدة والسلاسل، وقائمة بوسائل البحث وهناك ثلاث أنواع من الأدلة .
أ-دليل المخازن
وهو سجل مختصر للأرصدة حول محتويات المخازن مع دراسة أقدم وأحدث وثيقة مع ملخص حول طبيعة هذه الوثائق، كما يمكن أن يحتوي على كشاف بأسماء الأشخاص و الأماكن.
ب-دليل الأرصدة
يقدم وصفا شاملا لمحتويات الأرصدة وينقسم إلى قسمين، فالأول هو دليل مختصر بحيث يحتوي من 20 إلى 30 صفحة ويعطي لمحة عن المحتويات الأساسية، أما الثاني فهو الدليل المفصل الذي يتضمن من 800 إلى 1000 صفحة يعطي تحليلا شاملا حول الأرصدة.
ج-الدليل الموضوعي
وهذا النوع يقوم باختيار الوثائق التي تهتم بموضوع معين من أجل تجنيب الباحثين البحث المعقد في مختلف المصالح الأرشيفية.
إذن الدليل أداة بحث أساسية في مراكز الأرشيف لأنها توضح العلاقات بين الوثائق وتصف كل وحدة أرشيفية متكاملة مصلحة بمصلحة رصيد برصيد، مما يساعد ويوجه القراء للتعرف على الوحدة الأرشيفية أي الأرصدة الأرشيفية المتوفرة في مراكز الأرشيف.
- الفهارس
الفهرس هو البيان الشامل لمحتويات وحدات المحفوظات من وثائق ومعلومات ويمكن تعريفه بأنه أداة تستطيع من خلالها الوصول بسهولة ويسر إلى بيانات ومعلومات تم تصنيفها وترميزها، هذه الأداة تضم عناوين أو أسماء الملفات ورموزها والتي تضمها خطة التصنيف والترميز أو الاثنين معا، مرتبة ترتيبا هجائيا، أو منطقيا وفقا لرموز الملفات وذلك حسب نوعه والغرض الذي أعد من أجله، ويعرف على أنه قائمة كاملة لأسماء أو عناوين أو مواد مرتبة بشكل منهجي،إذ أن الفهارس من الأدوات الأساسية التي يقوم بإعدادها الأرشيفي، وهذا من أجل تسهيل عملية البحث عن مختلف الأرصدة الأرشيفية التي يحتوي عليها مركز الأرشيف وأهم أنواع الفهارس ما يلي:
· الفهرس الرقمي
يعد هذا النوع الأكثر استعمالا في مصالح الأرشيف، ويخصص للسلاسل ذات طبيعة واحدة ومن أجل إعداده يجب:
- يعطى لكل ملف عنوان قصير يسبق برقم الجرد المتكون من رقم السلسلة، رقم السلسلة الثانوية، ورقم الملف داخل السلسلة الثانوية، ويستعمل الترقيم المستمر.
- يتبع بالتواريخ الحديثة للوثائق .
· الفهرس المنهجي
يضع الوثائق بترتيب ألفبائي أو نسقي دون اعتبار لترتيب برقم الجرد وهو مخصص للسلاسل المفتوحة.
وللفهارس أهداف يمكن إيجازها فيما يلي:
- يعلن عن فئات الوثائق المكونة للرصيد أو السلسلة بطريقة موجزة ويعطي تصور عام لها .
- تعتبر حل مثالي للمستفيدين لأنها تعطي تعريف موجز لمحتوى الأرصدة الموجودة بالمركز ما يسهل عليه إيجاد طلبهم من الوثائق بسهولة ويسر.
· الكشاف
الكشاف هو قائمة هجائية أو رقمية مدونة على مجلدات للوثائق أو الموضوعات الأرشيفية، وتتميز بالإيجاز والهدف منها تيسير عملية البحث العلمي و إتاحته.
كما يعرف كذلك بأنه دليل منهجي لمحتويات ملف أو وثيقة أو مجموعة من الوثائق، يتكون من ترتيب منظم للمصطلحات أو غيرها من الرموز الممثلة للمحتويات، فضلا عن الإشارات (الإحالات ) والأرقام الكودية وأرقام الصفحات.......الخ التي تتيح الوصول إلى المحتويات، ويستخدم الكشاف في مراكز الأرشيف للإشارة إلى وسائل البحث لتبيان تواجد المعلومات عن أمور معينة في وحدات الأرشيف والكشاف يجب أن يعرف الوحدات الأرشيفية ولا يصفها .
كما يمكن اعتبار الكشافات من وسائل البحث التي يمكن للمستفيدين استخدامها، فهي دقيقة وفعالة من أجل البحث في المحتوى الموضوعي لمواد الوثائق، كما يمكن ترتيبها هجائيا من أجل تسهيل عملية الوصول إلى المعلومات، وهي تساهم في تحقيق ما يلي:
- سهولة الوصول إلى المعلومات المطلوبة وسرعتها لأنها مرتبة ترتيبا هجائيا.
- همزة وصل بين المستفيد والوثائق .
- وسيلة من وسائل بث المعلومات.
- تمكن المستفيد من أن يتعرف على المواضيع التي هي في مجال اهتمامه.