Master 1 علم الأرشيف

(مقياس تهيئة وتجهيز مراكز الأرشيف) السنة الثانية ماستر

    إضافة إلى الدروس الحضورية الخاصة تهيئة مراكز الارشيف المقدمة (لطلبة السنة الثانية ماستر) في علم الارشيف، تضمنت المحاضرات المفاهيم الأساسية المتعلقة بالمؤسسات الارشيفية ونشأة المراكز سواء في الدول الغربية والعالم العربي، المؤسسة الأرشيفية في الجزائر، تعريف للبنايات الارشيفية ، أهمية المخازن ومواصفاتها العلمية، دورها في حفظ الأرشيف: الوظائف الأساسية لمراكز الأرشيف، التجهيزات والمعدات الأساسية.

مقياس تهيئة وتجهيز مراكز الأرشيف

مؤسسات الأرشيف في الجزائر:

1.التعريف بمؤسسة الأرشيف الوطني:

 تمثل المؤسسات الأرشيفية أحد أهم الأنظمة المعلوماتية ويقصد بها الأرشيف الوطني بمختلف هياكله وعلى وجه الخصوص المديرية العامة للأرشيف الوطني ومركز الأرشيف الوطني، بالإضافة إلى المراكز والمصالح المحلية للأرشيف على المستوى الوطني نظرا لأهمية الوثائق التي تحفظها، كما تعتبر جهازا ونظاما للمعلومات يقدم خدمات هامة للباحثين ومختلف الفئات والهيئات، فهي مؤسسات حكومية عامة توجد على مستوى المحلي أو الجهوي أو عاصمة كل دولة، ويتمثل اختصاصها في استقبال الوثائق الأرشيفية ذات القيمة التاريخية، لأجل إتاحتها وتبليغها سواء للبحث العلمي أو صناعة القرارات. ومؤسسة الأرشيف الوطني هي كيان تقوم على مبدأ تنظيم معظم نشاط أعضاء المجتمع أو جماعة حسب نموذج تنظيمي محدد مرتبط بشكل وثيق بمشاكل أساسية أو بحاجات المجتمع أو بأحد أهدافها.

2.نبذة عن تطور مؤسسة الأرشيف الوطني:

       عرفت مؤسسات الأرشيف في الجزائر صدور نصوص قانونية إلا ابتداء من سنة 1972م، وهو ما جعل عملية الاعتناء والتكفل بهذا القطاع الحيوي ضعيفة قبل هذا التاريخ بالرغم تكوين الرصيد الأرشيفي الوطني، وظهرت بعض النصوص  في المراحل الأولى، مثل  المرسوم رقم 64-135 المتضمن إحداث شهادة تقنية في تخصص المكتبات والأرشيف، وأيضا المرسوم 70-175 القاضي بإحداث مديرية فرعية للأرشيف بمصالحها تكون تابعة للأمانة العامة ، وبهذا أصبح التشريع يهتم بتنظيم وتسيير بالمؤسسات الجزائرية ابتداء من أعلى هرم في الدولة، إلى أبسط مستوى فيه خلال العشرية الأولى من استقلال البلاد، كما هو الحال لمؤسسة الأرشيف خاصة بعدما بدأت هذه المؤسسات والهيئات تنشط وتمارس مهامها، وتنتج وثائق التي أصبحت فيما بعد وثائق أرشيف باعتبارها المنتوج الطبيعي لتلك المؤسسات. وبعد ذلك تم تأسيس الرصيد الوطني للأرشيف وكان ذلك سنة 1971 م، حيث أصدر الأمر رقم 71-36  القاضي بإحداث مؤسسة للوثائق الوطنية،  ضمن المادة الأولى والثانية واعتبار الأرشيف الوطني ملك عمومي.

فقد صدرت العديد من النصوص القانونية التي تهتم بالمنظومة الارشيفية، فإن البعض يعتبر هذا العدد من النصوص مكسبا مهما في الميدان، لكن يبقى عدد كبير من المهنيين والمتخصصين الذين ينظرون عكس ذلك نظرا لأهمية الوثائق الأرشيفية في المجتمع وأنها أداة أساسية لكتابة التاريخ، ويطلبون المزيد من النصوص القانونية اللازمة، التي تضمن التسيير والتنظيم الجيد والمحافظة المثلى للأرصدة الأرشيفية، فقد عرفت التشريعات الأرشيفية عدة مراحل تمثلت في:

- المرحلة الأولى التي امتدت بين سنة 1962 م– 1970 م، وتميزت هذه الفترة بانتقال مصلحة المحفوظات، كما كانت تدعى آنذاك من وصاية إلى وصاية، كما تميزت بظهور عدد من المشاريع الخاصة بالأرشيف، كفتح مناصب عمل في قطاع الارشيف، وتكوين متخصصين في الأرشيف، وتميزت هذه المرحلة بالقوانين الفرنسية التي كانت لاتزال سارية المفعول خلال هذه الفترة.

- المرحلة الثانية وتمتد من سنة 1971 م– 1978 م، وتميزت بإصدار نصوص مهمة خاصة بالوثائق الأرشيفية وضرورة حفظها، وبإحداث مراكز حفظ على المستوى الوطني منها المرسوم رقم 77-67.

- المرحلة الثالثة وتبدء من سنة 1979 إلى يومنا هذا، وتميزت هذه المرحلة بعودة الوصاية على الأرشيف إلى وزارة الثقافة ثم إلى رئاسة الجمهورية، كما شهدت إنجازات هامة تعود على السبعينات منها مشروع بناية الأرشيف الوطني، وأيضا إنشاء المركز الوطني للأرشيف كذلك، التحضير لمشروع القانون الخاص بالأرشيف في فترة الثمانينيات والذي صدر في يناير من عام 1988. وقد صدرت جملة من المراسيم التي انتهت بصدور قانون 88-09، وبذلك أصبحت المؤسسة الارشيفية الجزائرية تتكون من المديرية العامة للأرشيف الوطني ومركز الأرشيف الوطني والمجلس الأعلى للأرشيف بالإضافة إلى المراكز الجهوية المحلية.

3. الهيكل التنظيمي لمؤسسة الأرشيف الوطني الجزائري:

1.المديرية العامة للأرشيف الوطني: هي إدارة مركزية يرأسها المدير العام للارشيف الوطني، الذي يمارس مهامه تحت سلطة الأمين العام لرئاسة الجمهورية، أحدثت بموجب المرسوم رقم 88-45 المؤرخ في 12 رجب سنة 1408هـ الموافق لـ 01 مارس 1988م، وتتمثل وظائفها في:

- تنفيذ السياسات الارشيفية الوطنية في غطار توجيهات المجلس الأعلى للارشيف الوطني

- إعداد مخططات العمل والبرامج السنوية لقطاع الأرشيف

- اعداد النصوص التنظيمية التي تظبط تسيير الأرشيف

- القيام بكل الأعمال التي ترفع من قيمة التراث الوطني

- مراقبة تسيير الأرشيف الموجود على مستوى أجهزة الدولة والجماعات المحلية

- تمثيل الجزائر في اشغال الهيئات الدولية المتخصصة وابداء رايها في الاتفاقيات الدولية التي تبرمها الجزائر في مجال الأرشيف.

- التشجيع على التبرع بالارشيف الخاص ذي القمة التاريخية لمؤسسة الأرشيف الوطني

- اعداد برامج لتكوين الموارد البشرية لقطاع الأرشيف، وتحسين مستواها العلمي والتقني.

- تقويم الاعمال المباشرة في مجال الأرشيف واعداد حصيلتها.

تتكون المديرية العامة للارشيف الوطني من ثلاث مديريات:

-       مديرية مقاييس الأرشيف وكيفية تسييره

-       مديرية التفتيش

- مديرية المبادلات والتطوير

2. مركز الأرشيف الوطني: أنشئ مركز الأرشيف الوطني بموجب المرسوم رقم 87- 11 المؤرخ في 06 جانفي 1987م، المعدل بالمرسوم رقم 88-47 المؤرخ في مارس 1988م.

يعمل المركز الوطني تحت وصاية الأمين العام لرئاسة الجمهورية، وهو مؤسسة عمومية ذات طابع إداري وإختصاص علمي وثائقي، ويقوم المركز بعدة وظائف:

-       التكفل بالأرشيف التاريخي من حيث الحفظ والمعالجة العلمية له وتمكين الاطلاع عليه

-       اقتناء المصادر ذات الأهمية التاريخية والحث على إيداعها.

-       المشاركة في تكوين الأرشيفيين

-       تقديم المساعدة لمختلف المؤسسات العمومية في مجال الأرشيف بناء على طلبها وفي حدود ووسائل وإمكانية المركز.

-       إعداد وسائل البحث.

ويشمل المركز الوطني على ثلاثة أقسام:

-       قسم حفظ ومعالجة الأرشيف

-       قسم تقنيات الأرشيف والتكوين

-       قسم الوسائل العامة.

3. المجلس الأعلى للأرشيف: أنشئ المجلس الأعلى بموجب المرسوم رقم 88-46 المؤرخ في 01 مارس 1988م، المتعلق بإنشاء المجلس الأعلى للأرشيف، ويخضع المجلس لسلطة الأمين العام لرئاسة الجمهورية، وله عدة وظائف وصلاحيات أهمها:

-       وضع السياسة الارشيفية على المستوى المركزي والمحلي وعلى المستوى الوطني.

-       التوجيه والتخطيط والمتابعة

-       العمل على تنفيذ السياسة الارشيفية.

4.مركز الأرشيف التمهيدي للإدارات المركزية: أنشأ بموجب القرار المؤرخ في 10 جوان 1991م، المتضمن إنشاء ملحقة لمركز الأرشيف الوطني وهو يمثل همزة وصل ومحطة انتقالية بين مركز الأرشيف الوطني والإدارات المركزية، ويقوم بمهمة التكفل واستقبال الوثائق المنتجة من طرف الوزارات، وتتم هذه العملية وفقا لمدونة الحفظ ليحفظ مؤقتا.

4.البناية الأرشيفية:

* معايير الايزو المتعلقة بالبناية:

 منظمة الإيزو هي الهيئة الدولية المسؤولة على إصدار المعايير والمقاييس في مختلف المجالات، وتعمل رسميا بجنيف حيث تتكون من 165 عضوا من مختلف الدول ، وهي تهتم أيضا بإصدار معايير ومواصفات مراكز ومؤسسات الأرشيف، حيث أصدرت العديد منها في هذا الجانب، وهي تعمل بالتنسيق مع الهيئات المتخصصة. وأصدرت مجموعة من المعايير التي تعلقت بالبناية الأرشيفية ومقاييس وأبعاد مخازن الحفظ وتجهيزها منها:

معيار ايزو iso11108

معيار iso11799

معيار iso 9706

معيار iso 18902

المعيار الأسترالي as 4390) )

* أهم المناشير المتعلقة بالبناية الأرشيفية في الجزائر:

منشور رقم 13 مؤرخ في 19-12-1998

منشور رقم 14 مؤرخ في 23 -02-1999

منشور رقم 15 المؤرخ في 02-03-1999

5. تجهيزات مخازن ومحلات حفظ الارشيف:

    يحتلّ المخزن مكانة مهمة في وحدات ومراكز الأرشيف وللمحافظة عليه يجب أن يتوفر على تجهيزات، وتموقع ملائم، حيث تبلغ مساحة كلّ مخزن حوالي 200م²، وعلو كلّ مخزن 2,50م وطاقة تخزين 24.000 علبة أرشيف (200م²×120 علبة). وحمولة الأرضية للرفوف الثابتة 1,100كلغ في المتر المربع، وحمولة الأرضية للرفوف المتحركة 1,700كلغ في المتر المربع.

-       الأرضيات: يجب أن تكون الأرضية غير قابلة للاحتراق وغير حاملة للغبار.

-      عرض الممرات1 متر للممر الرئيسي؛ و0.80 متر بالنسبة للممرات الفرعية).

-       الأصباغ والطلاء: يجب مراعاة استخدام الأصباغ التي تحتوي على مادة مقاومة للاحتراق لمدة ساعة واحدة على الأقل.

-       الأبواب: أبواب حديدية مضادة للحريق لمدة ساعتين لدرجة الحرارة 1000درجة نظام العلق تلقائي في حال نشوب حريق وتكون تحديدها ما بين لكلّ قاعة باب رئيسي بالإضافة إلى باب النجدة ويكون عرضه حوالي 120سم.

-       النوافذ: لا يتجاوز حجمها (50×100) تستغل نسبة 10% من المساحة الجدارية ويكون الزجاج ملون عازل لأشعة وتكون ما بين النافذة والأخرى حوالي نصف متر.

-       أجهزة قياس الحرارة: ضبط درجة الحرارة بواسطة نظام التكييف المركزي والمحكم باستخدام أجهزة قياس درجات الحرارة المستعملة المتنقلة أو المثبتة، والتحكم في درجات الحرارة وتكون ما بين 18 إلى 20 درجة.

-       جهاز قياس الرطوبة: ضبط النسبة الأوتوماتيكية بواسطة نظام تكييف الهواء المركزي بواسطة ضبط أجهزة قياس الرطوبة أن تتجاوز نسبة الرطوبة 55-60 درجة.

-       الضوء: يتم قياس وحدة الضوء بوحدة اللوكس ويجب مراعاة ما يلي:

- أن تكون الإنارة في الضوء البارد 150 lux.

- مصابيح غير ملامسة للرفوف والعلب الأرشيفية.

-       أجهزة إنذار: يجب توفير شبكة إنذار مبتكرة من نوع الذي يندلع مع إشارة الدخان مرتبط بنظام الإطفاء التلقائي وربط النظام بالدفاع المدني.

-       أجهزة إطفاء الحريق في الأرشيف العادي: يجب توفير أجهزة إطفاء  يدوية عبارة عن قارورات مسحوق Pouder في داخل وخارج القاعة.

-       أجهزة إطفاء الحريق في الأرشيفي الإستراتيجي: توفير شبكة للإطفاء.

-       نظام الدخول والخروج: يجب وضع اعتماد النظام لدخول وخروج الوثائق

-       نظام المراقبة والحراسة: تركيب نظام مراقبة بالكاميرات داخل وخارج القاعة.

-       الخزائن: خزائن توجد أنواع عديدة وإتاحتها عبر المحلات الأرشيف من الأمور المهمة، ومن بين أنواعها:

-       خزائن حفظ الوثائق الثمينة.

-       خزائن حفظ الميكروفيلم والأوعية الإلكترونية.

-       الأرفف: الرفوف حديدية من الفولاذ القويّ، الارتفاع: 2,20م

-       لكلّ طول الرف 1000 سم إلى 120سم

-       طول صنف الرفوف: لا تتعدى 10م/1طولي.

-       وزن الرفوف الثابتة المملوءة: 1,100كلغ/1طولي.

-       وزن الرفوف المتحركة المملوءة: 1,700كلغ/1م².

-       رفع قاعدة الرفوف من مستوى الأرض بعلو 10 سم.

-      تجهيزات قاعة الفرز والمعالجة: الفرز هو عملية مادية بحتة، إذ يعتبر من العمليات الإجبارية لدى الأرشيفي، إذ تعتبر أن من احتياج الضروري لدى أيّ مؤسسة تنظيمية سواء إن كانت عامة أو خاصة، حيث لا يتمّ فرز الوثائق وترتيبها وإنجازها داخل الملف وفقط لكن تصنيف وتفرز خاصة من أجل الصور عليها عند حاجتها وإرجاعها بشكل يسمح بإعادة استعمالها، ممّا يساعد على تهيئتها وتحتوي هذه القاعة على التجهيزات والوسائل المتصلة من طاولات، كراسي، إلى جانب جهاز مخصص ومصمم خِصيصاً لعملية الفرز المقسم إلى مجموعة خانات مرقمة بأدراج، إلى جانب هذا أجهزة قراءة الوسائط التكنولوجية أو المصغرات الفيلمية.

-      تجهيزات المخابر والورش:

يحتوي المخبر أو الورش على تجهيزات عديدة باعتبارها القلم المصحح والمرمم، وتندرج تجهيزاته في التجليد Fresing بالإضافة إلى آلة امتصاص الرطوبة Dry Freser بالإضافة إلى آلات تعقيم المخازن.

-      مخبر الترميم والصيانة: يعدّ الترميم أهم خطوات أو مرحلة التي تمر بها الوثائق الأرشيفية الهامة، ويحتوي على:

-       ورشة التصوير العادي إلى جانب المخبر للتصوير المصغر ومخبر كامل.

-       مخبر التصوير الرقمي scaning بالإضافة إلى قصاصة إلكترونية.

- تجهيزات قاعة المطالعة:

-       تحتوي المحلات المخصصة للجمهور والمخصصة للباحثين على قاعة المطالعة المخصصة للإطلاع على الأرشيف.

-       تحتوي على القاعة صغيرة خاصة بالمستفيدين للاطلاع على شرائح الميكروفيلم،

-       توفر قاعة المطالعة على مكان مخصص لمطالعة المراجع الخاصة بمكتبة المصلحة أو مركز الأرشيف.

-       نظام إلكتروني للدخول والمعاملة مع الباحثين.